Phân ca làm việc qua Excel

Cho phép tổ trưởng caddy tải về danh sách phân ca, chỉnh sửa nhanh trên file Excel và tải ngược lên hệ thống để cập nhật, giúp tiết kiệm thời gian, tránh thao tác lặp lại.

Bước 1: Truy cập màn hình Lịch làm việc

• Truy cập menu Nhân Sự > Phân Ca & Chấm Công > Lịch làm việc

• Màn hình sẽ hiển thị giao diện làm việc theo dạng lịch

Bước 2: Tải mẫu Excel

• Nhấn nút Tải xuống lịch làm việc Caddy

• Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc:

  • Mặc định hệ thống sẽ lấy từ Thứ Hai đến Chủ Nhật của tuần kế tiếp

  • Bạn có thể chỉnh lại thời gian nếu cần

• Nhấn Tải xuống Excel

• Hệ thống sẽ xuất file Excel chứa lịch làm việc hiện tại (nếu có) và danh sách các Caddy cần phân ca.

• File mẫu sẽ bao gồm:

  Cột	Ý nghĩa
  STT	Số thứ tự
  Họ và Tên	Tên đầy đủ của Caddy
  Loại nhân viên	Nhân viên chính thức, thời vụ... (không bắt buộc nhập)
  Caddy	Mã số Caddy (quan trọng để định danh, nếu không có sẽ dùng mã nhân viên)
  Total Booked	Tổng lượt được booking tính đến thời điểm hiện tại (tùy chọn)
  Fee đi sân	Số fee ra sân của caddy (tùy chọn)
  Thứ 2 – Chủ nhật	Từng cột tương ứng với từng ngày trong tuần, định dạng: Ca làm (VD: 5H, 8H, OFF...)

Lưu ý: File có thể tùy chỉnh lại, hệ thống sẽ tự nhận diện.

Bước 3: Chỉnh sửa file Excel

Cách nhập dữ liệu:

• Trong các ô từ Thứ 2 đến Chủ nhật, nhập hoặc chọn ca làm việc

  • Ví dụ: 5H, 8H, OFF

• Chỉ được nhập ca đã được tạo trước trong hệ thống

Hệ thống chỉ chấp nhận các ca hợp lệ đã được định nghĩa trong module "Ca làm việc (Shift Type)"

Nếu bạn nhập ca không tồn tại, hệ thống sẽ thông báo lỗi

Bước 4: Tải lên hệ thống

• Quay lại màn hình Lịch làm việc

• Nhấn nút Tải lên lịch làm việc Caddy

• Chọn file Excel vừa chỉnh sửa

• Nhấn Tải lên để hệ thống xử lý

Quy định về lịch quá khứ

• Lần đầu tiên: hệ thống cho phép upload lịch quá khứ (VD: phân ca cho tuần trước)

• Từ lần thứ hai: không thể upload hoặc ghi đè lịch quá khứ đã tồn tại → Hệ thống sẽ từ chối và hiển thị thông báo

Bước 5: Kiểm tra kết quả

• Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái xử lý

• Sau khi hoàn tất, dữ liệu phân ca sẽ được cập nhật trực tiếp trong lịch

Lưu ý quan trọng

• Tải file đúng địng dạng .xlxs

• Không để trống mã số Caddy / mã NV

• Không nhập tên ca không tồn tại trong hệ thống

• Nếu tải lên lại file đã dùng trước đó → hệ thống sẽ ghi đè dữ liệu cũ

• Không dùng để nhập dữ liệu quá khứ (nếu đã vượt lần upload đầu tiên)