Mua hàng
1. Mục đích
Phiếu Mua Hàng (Purchase Order - PO) là tài liệu để đặt mua hàng hóa/dịch vụ từ nhà cung cấp, giúp kiểm soát quá trình mua sắm, giao nhận, thanh toán.
Có thể tạo mới hoàn toàn hoặc tạo từ Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng nhằm tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng nhu cầu đã được phê duyệt.
2. Các bước thực hiện
2.1 Tạo Phiếu Mua Hàng mới
Bước 1: Vào module Mua hàng → chọn Mua hàng → bấm Thêm mua hàng.
Bước 2: Nhập các thông tin chính:
Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp từ danh sách.
Ngày giao dịch: Mặc định là ngày hiện tại, có thể thay đổi.
Danh sách mặt hàng:
Bấm Thêm dòng để thêm từng mặt hàng.
Điền thông tin: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Đơn giá…
Bước 3: Xem xét mục Thuế và phí nếu có.
Chọn mẫu thuế/phí hoặc thêm mới nếu cần.
Bước 4: Kiểm tra lại tổng tiền và điều chỉnh nếu cần.
Bước 5: Bấm Lưu để lưu nháp, hoặc Duyệt để chính thức tạo phiếu.
2.2 Tạo Phiếu Mua Hàng từ Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng
Bước 1: Vào Mua hàng → Yêu cầu hàng hóa → chọn phiếu yêu cầu có trạng thái Đã duyệt.
Bước 2: Trong phiếu yêu cầu, bấm nút Tạo → chọn Mua hàng.
Bước 3: Hệ thống sẽ tự động điền thông tin mặt hàng, số lượng.
Bước 4: Chọn Nhà cung cấp → kiểm tra lại thông tin → bổ sung thuế/phí nếu cần.
Bước 5: Lưu và Duyệt để hoàn tất.
3. Một số lỗi thường gặp và cách xử lý
Không chọn được Nhà cung cấp
Chưa khai báo nhà cung cấp trong hệ thống
Vào Mua hàng → Nhà cung cấp → Thêm nhà cung cấp để thêm mới nhà cung cấp
Không tạo được từ Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng
Phiếu yêu cầu chưa được duyệt
Kiểm tra lại trạng thái của Phiếu yêu cầu mua hàng, cần Duyệt trước
Không thấy mặt hàng cần mua
Mặt hàng chưa có trong hệ thống
Vào Kho → Sản phẩm → Thêm mới sản phẩm để tạo mặt hàng mới trước
4. Câu hỏi nhanh (Q&A)
Q1: Tôi đã tạo phiếu nháp rồi, sao không chỉnh sửa được sau khi Duyệt? A1: Sau khi Duyệt, phiếu đã chính thức, muốn chỉnh sửa bạn cần bấm Amend để tạo bản sửa.
Q2: Một phiếu có thể chọn nhiều nhà cung cấp không? A2: Không. Một Phiếu Mua Hàng chỉ liên kết với một nhà cung cấp. Nếu cần mua từ nhiều nhà cung cấp, hãy tạo nhiều phiếu riêng.
Q3: Tạo từ Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng có chỉnh sửa số lượng được không? A3: Có, trước khi Duyệt, bạn có thể điều chỉnh số lượng theo thực tế đàm phán với nhà cung cấp.
Q4: Nếu chọn nhầm nhà cung cấp thì sao? A4: Nếu chưa Duyệt, bạn chỉ cần chọn lại. Nếu đã Duyệt, bạn phải Hủy phiếu đó và tạo lại phiếu mới.
Last updated