Nhập kho
1. Mục đích
Khi hàng hóa mua về, bạn cần nhập kho để hệ thống cập nhật số lượng tồn kho thực tế.
Việc nhập kho được thực hiện từ Phiếu Mua Hàng (Purchase Order) để đảm bảo hàng nhập đúng theo đơn đã đặt.
2. Các bước thực hiện
2.1 Tạo Phiếu Nhập Kho từ Phiếu Mua Hàng
Bước 1: Vào module Mua hàng → chọn Mua hàng → tìm phiếu mua hàng đã Duyệt.
Bước 2: Mở phiếu mua hàng, bấm nút Tạo → chọn Biên lai nhận hàng.
Bước 3: Hệ thống tự động tạo một Phiếu Nhập Kho với thông tin từ Phiếu Mua Hàng:
Các mặt hàng.
Số lượng (có thể chỉnh lại nếu số lượng nhập thực tế khác với đặt hàng).
Bước 4: Kiểm tra các thông tin:
Kho hàng: Chọn đúng kho bạn muốn nhập hàng về. Mặc định là kho tổng.
Số lượng nhận: Xác nhận số lượng thực tế nhận.
Bước 5: Nếu nhận thiếu hoặc nhận nhiều hơn so với phiếu đặt:
Chỉnh sửa Số lượng nhận phù hợp.
Phần hệ thống sẽ tự động tính trạng thái còn lại của đơn mua.
Bước 6: Bấm Lưu để lưu nháp, sau đó Duyệt để chính thức ghi nhận nhập kho.
2.2 Trường hợp nhập nhiều đợt
Nếu nhà cung cấp giao hàng nhiều lần:
Bạn có thể tạo nhiều Phiếu Nhập Kho từ cùng một Phiếu Mua Hàng.
Phần mềm sẽ theo dõi tổng số lượng đã nhận và còn phải nhận.
3. Một số lỗi thường gặp và cách xử lý
Không thấy nút Tạo → Biên lai nhận hàng
Phiếu Mua Hàng chưa được duyệt
Duyệt phiếu mua hàng trước khi nhập kho
Không chỉnh được kho nhận hàng
Chưa cấu hình kho hợp lệ
Vào Kho → Kho hàng → Thêm mới kho hàng để tạo kho mới hoặc chọn kho có sẵn
Nhập sai số lượng, không khớp với thực tế
Lỗi nhập liệu
Bấm Hủy bỏ phiếu nhập kho sai và tạo lại đúng số lượng
4. Câu hỏi nhanh (Q&A)
Q1: Nếu hàng hóa nhận về bị thiếu so với đơn đặt thì sao? A1: Bạn nhập đúng số lượng thực nhận, phần còn thiếu vẫn ghi nhận trong Phiếu Mua Hàng, có thể nhập tiếp ở lần sau.
Q2: Khi nhập kho có thể thay đổi đơn giá không? A2: Thông thường không thay đổi đơn giá tại bước nhập kho.
Q3: Phiếu Nhập Kho có bắt buộc phải gắn với Phiếu Mua Hàng không? A3: Không bắt buộc. Bạn có thể tạo Biên lai nhận hàng trực tiếp nếu không cần theo đơn mua, nhưng khuyến khích làm theo quy trình từ Phiếu mua hàng để dễ kiểm soát.
Q4: Đã Duyệt Phiếu Nhập Kho, phát hiện sai thì làm gì? A4: Bạn cần Hủy bỏ phiếu nhập sai → sau đó Amend hoặc tạo phiếu mới đúng thông tin.
Last updated